Mitä tapahtumajärjestäjän on hyvä tietää ennen yleisötapahtuman järjestämistä
Ennen yleisötapahtuman järjestämistä on huolehdittava lukuisista lupa- ja turvallisuusasioista, jotta tilaisuus sujuu häiriöttömästi ja osallistujien turvallisuus on taattu. Tapahtuman onnistuminen edellyttää viranomaisyhteistyötä sekä ammattitaitoisten turvapalveluiden (järjestyksenvalvonta, ensiapu jne.) suunnittelua. Selkeä suunnittelu ja ennakointi antavat kävijöille turvallisuuden tunteen, joka on yksi onnistuneen tapahtuman keskeisimmistä elementeistä. Alla on katsaus tärkeimpiin huomioon otettaviin seikkoihin.
Luvat ja ilmoitukset
Tapahtuman järjestämiseen liittyvät luvat ja ilmoitukset riippuvat tilaisuuden koosta ja luonteesta. Suuri osa tapahtumista edellyttää kirjallista ilmoitusta poliisille etukäteen. Poliisille tehdään ilmoitus yleisötilaisuudesta vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkua, jotta poliisi voi arvioida turvallisuusriskit. Tilaisuuden luonne (esim. myöhäinen ajankohta, suurikokoinen yleisö, anniskelu, tarve järjestyksenvalvojille tai liikenteenohjaukseen) vaikuttaa ilmoitusvaatimuksiin
Muita tyypillisiä lupia ja ilmoituksia ovat esimerkiksi:
Pelastussuunnitelma: Yli 200 henkilön tilaisuuteen (tai jos käytetään avotulta/pyrotekniikkaa tai tilapäismajoitusta) on laadittava pelastussuunnitelma. Se tulee toimittaa pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Pelastussuunnitelmassa esitetään mm. riskien arviointi sekä turvallisuustoimet riskiä vastaan.
Anniskelulupa: Alkoholia (yli 2,8 % vahvuista) tarjoillessa tai myydessä tarvitaan anniskelulupa aluehallintovirastolta. Lupa on haettava hyvissä ajoin (usein kuukautta ennen), ja ilmoitus alkuperäisestä suunnitelmasta tulee tehdä viimeistään 72 tuntia ennen tilaisuutta.
Rakennusvalvonta: Jos tapahtuma-alueelle rakennetaan teltoja, lavoja tai muita tilapäisrakennelmia, asiasta on ilmoitettava paikalliselle rakennusvalvontaviranomaiselle. Rakennuslupa tai -ilmoitus vaaditaan tarvittaessa turvallisuuden tarkistamiseksi.
Meluilmoitus ja ulkotilaluvat: Ulkoilmatapahtuma saattaa vaatia meluluvan tai -ilmoituksen kunnan ympäristöviranomaiselle, jos tilaisuuden aiheuttama ääni/tärinä voi olla poikkeuksellisen häiritsevää. Lisäksi katujen tai puistojen käyttöön (katu-/kadunkäyttölupa) on haettava kunnanhallituksen lupa.
Muut ilmoitukset: Erityistoiminnoista (esim. ilotulitukset, bungee-hyppy, elintarvikemyynti) tehdään omat ilmoituksensa vastaaville viranomaisille (poliisi, pelastus tai terveystarkastaja). Huomioitavaa on, että näiden lisäksi useimmiten sovitaan tapahtumapaikan omistajan tai kunnan kanssa tilaisuuden järjestämisestä ja tarvittaessa esitetään turvallisuussuunnitelma lähellä viranomaiselle hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
Viranomaisyhteistyö
Viranomaisten kanssa tehtävä yhteistyö on olennainen osa tapahtuman järjestämistä. Poliisi on keskeinen kumppani, sillä se käsittelee yleisötilaisuusilmoituksen, valvoo järjestyksenpitoa ja voi asettaa lisävaatimuksia (esim. liikennejärjestelyt tai järjestyksenvalvojien määrän). Poliisille toimitetaan ilmoituksen lisäksi tapahtuman turvallisuussuunnitelma, jossa on kuvattu järjestelyt ja vastuuhenkilöt. Tarvittaessa poliisi päättää järjestyksenvalvonnan toteuttamisesta ja hyväksyy järjestyksenvalvojat.
Pelastuslaitos valvoo tapahtuman pelastussuunnitelmia ja riskienhallintaa. Se edellyttää pelastussuunnitelman suurilta yleisötapahtumilta ja käsittelee tarvittaessa ilotulitteiden ja avotulen ilmoituksia. Pelastusviranomaisilta saa ohjeita turvallisuusjärjestelyihin ja he hyväksyvät suunnitelmat, jotka vähentävät onnettomuusriskejä.
Aluehallintovirasto (AVI) puolestaan vastaa esimerkiksi anniskeluluvista. Alkoholijuomien tarjoilu yleisötilaisuudessa vaatii AVI:n myöntämän luvan. AVI voi edellyttää lisäksi muutosilmoituksia anniskelualueesta tai -ajoista, jos esimerkiksi tapahtuman ajankohta venyy normaalista.
Myös kunta ja muut viranomaiset ovat usein mukana: ympäristöviranomaiselle ilmoitetaan meluasioista (kuten mainittu), ja rakennusvalvontaan ilmoitetaan tarpeen mukaan tilapäisrakenteista. Tapahtumapaikan hyväksynnä, katujen sulkemiset ja jätehuolto ovat esimerkkejä muista yhteistyömuodoista. On suositeltavaa keskustella virkavallan kanssa jo varhaisessa suunnitteluvaiheessa, jotta kaikki vaatimukset täyttyvät ilman yllätyksiä.
Turvallisuuspalveluiden merkitys
Turvallisuuspalvelut ovat olennainen osa onnistunutta tapahtumaa. Ammattimaisesti toteutettu järjestyksenvalvonta, ensiapu- ja pelastustoimet varmistavat, että kävijät voivat keskittyä tapahtumasta nauttimiseen ilman pelkoa vaaratilanteista. Järjestyksenvalvonta on tapahtuman turvallisuusorganisaation selkäranka: järjestyksenvalvojat huolehtivat yleisestä järjestyksestä, valvovat kulkua ja ennaltaehkäisevät häiriöitä koko tilaisuuden ajan. He tarkastavat sisääntulot, estävät kiellettyjen esineiden pääsyn alueelle ja puuttuvat päihtyneiden tai häiritsevien henkilöiden käyttäytymiseen. Ammattimaiset järjestyksenvalvojat toimivat myös opastajina ja asiakaspalvelijoina, mikä parantaa kävijöiden kokemusta ja lisää turvallisuuden tunnetta.
Ensiapu ja pelastuspalvelut täydentävät turvaverkkoa: riittävä ensiapuvalmius ja nopea viranomaistuki vähentävät onnettomuuksien seuraamuksia. Järjestyksenvalvojat ovat usein ensiavun antajia heti onnettomuuden sattuessa, ja he avustavat tarpeen tullen viranomaisia (poliisia, pelastuslaitosta) tilanteiden hoitamisessa. Kun turvajärjestelyt on huolellisesti mietitty etukäteen, kävijöiden luottamus tapahtumaan kasvaa. Näin järjestyksenvalvojien rooli korostuu: heidän läsnäolonsa ja toiminta- sekä viestintätaitonsa pitävät tapahtuman sujuvana ja turvallisena koko ajan.
Turvallisuuspalveluiden suunnittelu
Turvallisuuspalveluiden suunnittelussa korostuvat riskien ennaltaehkäisy ja osaavan henkilöstön valinta. Tärkeimmät huomioitavat tekijät ovat:
Riskiarvio: Suunnittelun lähtökohtana on kartoitus tapahtuman vaaroista ja riskeistä. Tällöin arvioidaan mm. ihmismäärä, ympäristötekijät, sääolosuhteet, ohjelma ja mahdolliset erityispiirteet, joiden perusteella laaditaan ennaltaehkäisevät toimenpiteet ja varautumissuunnitelmat. Riskinarvioinnista johdetaan, miten varmistetaan asiakkaiden poistuminen hädän uhatessa ja miten tilanne pidetään hallinnassa. Riskien ja vaara-alueiden tunnistaminen kirjataan myös pelastussuunnitelmaan.
Henkilöstön osaaminen: Tapahtumassa työskentelevien järjestyksenvalvojien on oltava laissa vaadittua koulutusta suorittaneita ammattilaisia. Laki edellyttää vähintään 40 tunnin perustason koulutuksen suorittamista ja viranomaishyväksyntää (järjestyksenvalvojakortti). Suuremmissa tai riskialttiissa tapahtumissa voidaan vaatia myös lisäkoulutuksia (esim. väkivallan hallinta tai joukkohallinta). Sama pätee ensiapuhenkilöstöön: pätevä ensiapukurssi ja riittävä ensiavun valmius takaa ongelmien ripeän hoidon. Koulutettu ja kokeneita henkilökunta pystyy reagoimaan uhkiin tehokkaasti ja pitämään yleisön turvassa.
Pelastussuunnitelma: Jos tapahtuma täyttää vähintään yhden pelastussuunnitelman kriteerin (yleensä yli 200 osallistujaa, avotuli/pyrotekniikka, tilapäismajoitus tai muut erityisvaaratekijät), on laadittava pelastussuunnitelma. Suunnitelma toimitetaan hyväksyttäväksi pelastusviranomaiselle vähintään 14 vuorokautta ennen tilaisuutta. Pelastussuunnitelmassa käsitellään yksityiskohtaisesti mm. tapahtuma-alueen poistumisreitit, ensihoidon järjestelyt, palontorjunta, ja kaikki keskeiset turvallisuusjärjestelyt. Suunnitelmaan kirjataan myös riskien arviointi ja toimet niiden ennaltaehkäisemiseksi. Tapahtumajärjestäjän pitää varmistaa, että sovitut turvatoimet todella toteutuvat tapahtumapäivänä.
Yhteenvetona: huolellinen turvallisuussuunnittelu ja viranomaisten ohjeiden noudattaminen tekevät tapahtumasta turvallisen ja sujuvan. Erityisesti järjestyksenvalvonta on tapahtuman sujuvuuden ja turvallisuuden kulmakiviä, riittävä ja koulutettu järjestyksenvalvontahenkilöstö varmistaa, että yleisö voi nauttia tapahtumasta ilman häiriöitä ja pelkoa. Näin tapahtumajärjestäjä voi taata osallistujilleen positiivisen ja turvallisen tapahtumakokemuksen.
