Check-list: Turvallisen yksityistilaisuuden järjestäminen
Turvallinen yksityistilaisuus syntyy huolellisesta suunnittelusta. Ennakoi tilaisuuden luonne ja sen riskit: tunnista mahdolliset vaaratilanteet (sääolosuhteet, meluhaitat, liukkaus, avotuli jne.) ja laadi tarpeen mukaan pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Esimerkiksi laki edellyttää pelastussuunnitelman laatimista tilaisuuksiin, joissa on yli 200 henkeä. Myös pienemmille tapahtumille kannattaa silti laatia kirjallinen turvallisuusasiakirja, lainsäädäntö kannustaa tunnistamaan vaarat ja toteuttamaan riittävät toimenpiteet niiden torjumiseksi.
Riskien kartoitus ja turvallisuussuunnitelma: Selvitä tilan käyttö, poistumisreitit ja yleisömäärä. Varmista, että poistumistiet ovat selkeät, riittävät ja esteettömät, ja että niihin pääsee helposti. Merkitse hätäuloskäynnit, suunnittele kokoontumispaikat ja huolehdi alkusammutustarvikkeista (esimerkiksi sammutuspeite ja -kalusto jokaisessa tilassa).
Luvat ja ilmoitukset: Tarkista, tarvitaanko tilaisuuteen lupia. Jos tapahtumaan liittyy alkoholin anniskelua, hanki AVI:lta anniskelulupa. Muista myös tehdä meluilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle vähintään 30 päivää ennen, jos tilaisuus aiheuttaa ääntä tai tärinää. Jos tilaisuudessa tarvitaan liikenteenohjaajia tai tilapäisiä järjestyksenvalvojia, poliisi kehottaa tekemään siitä ilmoituksen vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Selvitä etukäteen myös muut mahdolliset ilmoitus- ja lupavelvollisuudet (esim. myynti-ilmoitukset, saniteettitilat).
Turvallisuushenkilöstö: Varmista, että tilaisuudessa on riittävästi ammattilaista apunasi. Viranomaisten mukaan tapahtumassa tulee olla riittävästi koulutettua henkilöstöä, määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta. Lain mukaan tapahtumassa tulee olla vähintään yksi (1) järjestyksenvalvoja jokaista alkavaa sataa (100) osallistujaa kohden.
Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi 101 osallistujaa edellyttää vähintään kahta (2) järjestyksenvalvojaa. Käytännössä yleissääntönä pidetään kuitenkin noin yhtä järjestyksenvalvojaa 50 osallistujaa kohden, jotta turvallisuus pysyy paremmin hallinnassa, mahdollisiin häiriöihin voidaan reagoida nopeasti ja osallistujille voidaan tarjota parempaa asiakaspalvelua. Jos tilaisuudessa tarjotaan alkoholia, riskit kasvavat, ja on yleensä turvallisempaa pitää valvontaa tiheämpänä (esim. noin 1 järjestyksenvalvojaa per 50 henkeä tai enemmän). Lisäksi alkoholilain mukaan yömyöhään jatkuvassa anniskelussa vaaditaan vähintään yksi järjestyksenvalvoja jokaista 100 asiakasta kohden. Käytännössä siis majoita turvahenkilöitä riittävästi ja mieluummin tuplaa vakio-suositukset, jos esim. väki on riehakkaampaa tai alkoholia on tarjolla. Muista ilmoittaa tilapäisistä järjestyksenvalvojista poliisille ajoissa. Laki edellyttää, että järjestäjällä on nimetty vastuuhenkilö turvallisuudesta eli ns. Turvallisuuspäällikkö joka vastaa tapahtuman turvallisuussuunnittelusta ja johtaa operatiivista turvallisuustoimintaa paikan päällä. Laki myös edellyttää että tämä henkilö näkyy turvallisuus- tai pelastussuunnitelmassa.Viestintä ja pelisäännöt: Ohjeista järjestyksenvalvojat ja muu henkilökunta selkeästi vastuualueistaan. Käytä radiopuhelimia tai esimerkiksi WhatsApp-ryhmää varmistamaan jatkuva yhteydenpito. Suunnittele pelisäännöt: miten toimitaan esimerkiksi epätyytyväisen asiakkaan kanssa, aggressiivisten vieraiden tai hätätilanteiden aikana.
Ensiapu ja turvallisuusvälineet: Huolehdi, että tilaisuudessa on toimiva ensiapupiste tai ensiapulaukku sekä vähintään yksi ensiapukoulutettu henkilö paikalla. Pelastussuunnitelmassa edellytetään muun muassa alkusammutustarvikkeiston sopivaa määrää ja sijoittelua sekä riskien arviointia. Varmista sammutuspeitteiden ja -kaluston saatavuus esimerkiksi keittiössä tai sisääntuloalueella. Pidä puhelin lähettyvillä ja tiedä lähin sairaala tai ensihoitoyksikkö.
| Osallistujia | Suositeltu järjestyksenvalvojien määrä |
|---|---|
| 1 – 50 | 1 |
| 51 – 100 | 2 |
| 101 – 150 | 3 |
| 151 – 200 | 4 |
| 201 – 250 | 5 |
| 251 – 300 | 6 |
| Yli 300 | Tarvittaessa useampi (väh. 1 valvoja / 50 hlö) |
Vastuuvakuutus ja vastuut: Muista ottaa kattava vastuuvakuutus tapahtumallesi. Vakuutus kattaa esimerkiksi järjestäjän vastuun vahingoista, joita voi aiheutua riittämättömästä järjestyksenvalvonnasta tai muista turvallisuustoimista. Suuri vastuu on sinulla järjestäjänä – sinä olet vastuussa yleisön turvallisuudesta tilaisuuden aikana.
Yhteenvetona: varaudu etukäteen, palkkaa riittävästi koulutettua henkilökuntaa ja hanki tarvittavat luvat. Kun turvallisuusasiat on hoidettu huolella (henkilömäärästä riippuva valvonta, pelastussuunnitelma, ensiapu, poistumiset, ilmoitukset ym.), tilaisuus sujuu sekä vieraille että järjestäjälle turvallisesti. Lainsäädäntö ei välttämättä määrittele täsmällisiä lukumääriä pienille tilaisuuksille, mutta hyvän käytännön mukaisesti kannattaa panostaa riittäviin resursseihin.
